PangeaDB® reinventa la digitalización del mundo natural

El Museu de Ciències Naturals de Barcelona (MCNB) cuenta con más de 140 años de historia y es uno de los museos más visitados de la ciudad. Con un patrimonio de más de tres millones de ejemplares en el ámbito de la mineralogía, petrología, paleontología, zoología y botánica, su propósito es compartir, preservar y divulgar la diversidad del mundo natural.

El reto: una colección que desborda cualquier catálogo genérico

Cada ejemplar que integra una colección es el producto de su historia: desde el momento de su recolección hasta su posterior ingreso y conservación en el museo. Aunque como visitantes veamos un gran número de piezas expuestas, éstas suponen únicamente un porcentaje muy pequeño respecto a la cantidad ubicada en las reservas del museo.

Además, cada ejemplar lleva asociada una cantidad de datos abundante y diversa: datos identificativos de todo tipo (imágenes, términos sistemáticos de clasificación), de localización, de estado de conservación, de usos… La unificación de toda esta información en una aplicación informática va mucho más allá de una simple categorización.

Las soluciones disponibles en el mercado, o bien eran demasiado rígidas y no se adaptaban a las necesidades concretas de cada colección, o bien exigían una gran dedicación de diseño que, en cualquier caso, quedaría en manos de una empresa externa con derechos de autor. Por eso el equipo de conservadores y conservadoras de mineralogía, petrología y paleontología del MCNB decidió apostar por un desarrollo de proximidad y personalizado.

El desarrollo de PangeaDB® ha sido todo un reto, posible gracias al trabajo conjunto con los conservadores y técnicos del Museu de Ciències Naturals de Barcelona, que tenían muy claro lo que necesitaban, y a la flexibilidad de la plataforma Claris FileMaker. Lo más complicado ha sido crear los árboles de jerarquía que corresponden a los niveles de los tesauros, para que permitan introducir términos en niveles inferiores y automáticamente se rellenen los superiores.

La solución: un supercontinente de datos

La aplicación fue bautizada como PangeaDB® en referencia al supercontinente que existió hace millones de años, formado por la unión de los continentes actuales. Trasladado al mundo digital, eso es exactamente lo que el equipo quería conseguir con su gestor de colecciones: tener toda la información unificada, vinculada y jerarquizada, de manera que pudieran acceder a ella de forma ágil e intuitiva.

No se trataba sólo de digitalizar y almacenar: había que diseñar desde cero una aplicación que facilitara la gestión de las colecciones en el sentido más amplio, incluyendo las tareas asociadas a conservación, investigación, comunicación y divulgación.

Tesauros: la pieza técnica clave

Los tesauros son listados de términos relacionados que representan conceptos, y son los que agilizan de verdad el proceso de digitalización. PangeaDB® implementa cuatro:

Divulgación y módulos multimedia

Una de las funciones principales de un museo es la difusión del contenido de sus colecciones. PangeaDB® permite almacenar documentos gráficos y fotográficos asociados a los ejemplares, y organiza el resto de archivos en módulos especializados:

Movilidad, Smart Design y volcado masivo

La información es accesible tanto desde el museo como desde la web, cuando el equipo necesita trabajar en remoto o desde distintos dispositivos. Una de las líneas de investigación y desarrollo de PangeaDB® es la mejora de la experiencia de usuario (Smart Design): interfaces rápidas e intuitivas que se adaptan al formato del dispositivo en uso. La interfaz para móvil y tablet cobra especial relevancia, ya que la captura de datos en campo resulta vital.

La aplicación está también preparada para el volcado masivo de datos, con herramientas de importación que permiten añadir rápidamente los datos asociados a una colección, y de exportación masiva para su explotación en otras plataformas digitales.

Resultados

• Ahorro significativo de tiempo en la introducción de datos
• Menos carga en la gestión de trámites administrativos
• Localización de piezas mucho más eficiente
• Acceso desde el museo y en remoto, en cualquier dispositivo

«Queríamos una aplicación que fuera más allá, y permitiera poder disponer de toda la información de los ejemplares, así como permitirnos una completa gestión de todos los aspectos relacionados con las colecciones.»

Este caso de éxito ha sido publicado por Claris en su sección de Historias de Clientes. FileMaker Projects es miembro oficial del programa Claris Partners.